Programa de gestión para academias de idiomas

Grupos por niveles, altas y bajas durante el curso, asistencia para adultos y niños y cobros del mes. Así se organiza una academia de idiomas con ClaseAlDía.

Una academia de idiomas tiene su propio ritmo

Las academias de idiomas tienen una particularidad: grupos por niveles (A1, A2, B1…), clases dos o tres veces por semana, alumnos de todas las edades (niños, adolescentes y adultos) y exámenes oficiales que marcan el calendario. Además, mucha gente se apunta a mitad de curso, cambia de nivel o se da de baja en primavera. Un programa para academias de idiomas tiene que resistir ese movimiento constante sin volverse una pesadilla.

Cómo organizar una academia de idiomas con ClaseAlDía

Grupos por nivel y horario

Cada grupo es un nivel con su horario semanal: «Inglés B1, martes y jueves de 17:30 a 18:30, aula 2». Cada grupo tiene profesor, aula y color, y se ve todo junto en el calendario semanal. Un alumno puede estar en más de un grupo (por ejemplo, inglés y francés), con una cuota para cada uno.

Altas y bajas durante el curso

Das de alta a un alumno nuevo cuando llega, con su fecha de inicio: la cuota solo se genera desde ese mes. Cuando se va, lo das de baja y deja de generar cuotas y de contar como alumno activo para el límite de tu plan, pero conservas su historial.

Asistencia pensada para adultos y niños

Los adultos no necesitan que avises a nadie cuando faltan; los niños, sí. Pasas lista siempre del mismo modo y decides en cada clase si quieres que las familias de los ausentes reciban un aviso. Para los adultos, el campo de contacto de la «familia» es simplemente el propio alumno.

Cobros distintos según el grupo

El inglés de adultos cuesta 55 € al mes y el de niños, 40 €. Cada alumno tiene su cuota y puedes añadir cargos aparte para matrícula, libros o tasas de examen.

Un ejemplo: academia con ocho grupos y tres profesores

Una academia con 70 alumnos reparte inglés, francés y alemán en ocho grupos. El dueño crea los grupos, asigna a cada uno su profesor e invita a los tres profesores por email. Cada profesor, desde su móvil, solo ve sus grupos y pasa lista al terminar. A principios de mes las cuotas aparecen generadas; cuando llegan los pagos, el dueño los marca; y los recordatorios automáticos salen el día que haya elegido. Cuando se acercan los exámenes oficiales, un aviso por email a los grupos afectados recuerda fechas y material.

Comunicarse con alumnos y familias

En una academia de idiomas conviven alumnos adultos y familias de menores. Los avisos por email se dirigen a todos, a un grupo o a un alumno concreto. Cada familia tiene su portal privado con el calendario, la asistencia y los pagos. Si te interesa saber por qué recomendamos evitar WhatsApp, lo contamos en comunicación con familias.

Qué hacer con la facturación

ClaseAlDía no emite facturas. Si algún alumno, por ejemplo una empresa que paga el curso de sus empleados, necesita factura, la emites desde tu programa de facturación o tu gestor. La aplicación te dice quién ha pagado cada mes, y puedes exportar el listado de cobros a Excel para tu gestoría.

Consejos para academias de idiomas

• Crea un grupo por nivel y franja, no por alumno. Es más fácil de mantener y de ver en el calendario.
• Revisa las bajas en cada trimestre. Son las que más cuestan en las academias de idiomas y es mejor conocerlas a tiempo.
• Usa los avisos para los exámenes. Un recordatorio una semana antes ahorra muchas preguntas.
• Controla los cargos extra aparte. Libros, matrícula y tasas se apuntan como cargos individuales, no se mezclan con la cuota.

Preguntas habituales

¿Puedo tener alumnos en varios grupos?

Sí. Un alumno puede estar matriculado en varios grupos.

¿Cuántos alumnos admite?

Depende del plan: hasta 40 alumnos activos en Profesor, 150 en Academia y sin límite en Academia+.

¿Sirve para clases online?

Sí. Los grupos tienen horario y se pasa lista igual, sean presenciales u online.

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