Programa de gestión para academias pequeñas
Grupos, profesores, aulas, asistencia, avisos y cobros del mes en un solo lugar. Sin implantaciones largas ni costes de alta: lo estás usando esta tarde.
Una academia pequeña no necesita un programa enorme
Una academia de refuerzo con cuatro profesores y cien alumnos tiene problemas muy concretos: saber qué grupo da clase en qué aula, que los profesores pasen lista sin papeles, que las familias se enteren de los cambios y que a final de mes cuadren los cobros. Los programas de gestión muy completos cubren muchísimo más (matrículas, contabilidad, facturación), y a veces ese «más» es justo lo que sobra.
ClaseAlDía está pensado para ese espacio intermedio: el programa de gestión diario de una academia pequeña, sin configuración eterna y con una cuota que cabe en cualquier presupuesto.
Qué cubre un programa de gestión para academias pequeñas
- Grupos, aulas y horarios. Cada grupo con su profesor, su aula y sus franjas semanales, visibles en un calendario.
- Ficha de alumno y familia. Alumno, grupo o grupos, cuota mensual y contacto de la familia (una familia puede tener varios hijos).
- Asistencia. Lista por clase, con ausentes y retrasos, y un histórico por alumno.
- Cobros del mes. Cuotas generadas automáticamente, estado de pago, cargos extra como matrícula o material y recordatorios.
- Comunicación. Avisos por email y un portal privado para cada familia.
- Roles. Cada profesor ve solo sus grupos; el dueño ve todo, incluidos los cobros.
Cómo se reparte el trabajo en una academia de cinco profesores
Pongamos una academia con 90 alumnos, cinco profesores y doce grupos de primaria, ESO y bachillerato. La organización con ClaseAlDía es así:
- El dueño monta la estructura. Crea los grupos, asigna profesor y aula a cada uno e invita por email a los profesores.
- Cada profesor entra con su usuario. Ve únicamente sus grupos y alumnos, pasa lista desde el móvil y puede cancelar una clase o avisar a las familias de su grupo.
- El dueño controla el dinero. Los cobros, las cuotas y los ajustes solo los ve el dueño. Los profesores no ven cuánto paga cada alumno.
- Cada mes, un vistazo. Abre los cobros del mes, ve cuántas cuotas faltan y deja que los recordatorios automáticos hagan el resto.
El plan Academia incluye hasta 5 profesores y 150 alumnos activos por 24 € al mes o 240 € al año, IVA incluido. Si tienes varias sedes o más volumen, el plan Academia+ no tiene límites.
Lo que ClaseAlDía no hace (y cómo encaja con lo que ya usas)
ClaseAlDía no emite facturas. Para eso sigues usando tu programa de facturación o tu gestor, igual que hasta ahora. La diferencia es que ya no tienes que revisar extractos para saber a quién facturar o reclamar: la app te dice quién ha pagado cada mes y te permite exportar los cobros a Excel, de modo que tu gestoría recibe un listado limpio.
Tampoco sustituye a una contabilidad ni a una gestión de nóminas. Si lo que buscas es un sistema administrativo integral, un programa completo será más adecuado; si quieres orden diario sin complicaciones, aquí está.
Datos de alumnos menores: lo que tienes que saber
Una academia trata datos de menores y eso implica obligaciones: informar a las familias, recabar el consentimiento de los padres en los menores de 14 años y elegir proveedores que firmen un contrato de encargado del tratamiento. Al registrarte aceptas ese contrato (léelo completo), y la política de privacidad detalla los proveedores que intervienen: Cloudflare para el alojamiento, Stripe para el pago de la suscripción y Resend para el envío de emails.
Pasar de Excel a ClaseAlDía
La mayoría de academias llegan con una hoja de cálculo. No hace falta tirarla: envíanos tu Excel por email a hola@go4funnylife.com y te ayudamos a cargarlo. Si prefieres hacerlo tú, dar de alta un alumno lleva menos de un minuto. Durante los 30 días de prueba puedes trabajar en paralelo con tu sistema actual para comprobar que todo cuadra.
Preguntas habituales de las academias
¿Cuántas sedes admite?
El plan Academia+ incluye varias sedes. En los demás planes puedes organizar aulas y grupos, pero la gestión multisede está pensada para Academia+.
¿Qué ven los profesores?
Solo sus grupos y sus alumnos. No ven los cobros, el equipo, los ajustes ni la facturación del servicio.
¿Qué pasa si superamos el límite de alumnos?
La app te avisa y te sugiere pasar al plan siguiente. No pierdes datos.
Pruébalo con tus grupos reales
Alta en 1 minuto, 30 días gratis, sin tarjeta y sin permanencia. Si lo dejas, exportas tus datos y listo.
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