Anwesenheitsliste per App: Anwesenheit in der Nachhilfe am Handy erfassen

Ob Einzelnachhilfe oder kleines Nachhilfeinstitut: Die Anwesenheitsliste ist die Grundlage für fast alles andere. So erfassen Sie sie in Sekunden, behalten den Verlauf jedes Schülers im Blick und informieren Eltern rechtzeitig.

Warum eine gute Anwesenheitsliste wichtig ist

Die Anwesenheit zu erfassen wirkt wie Formsache. Dabei hängt viel davon ab: Sie merken früh, wenn ein Schüler den Anschluss verliert, können Eltern noch am selben Tag über ein Fehlen informieren und antworten mit Fakten, wenn jemand sagt, sein Kind sei „immer da gewesen“. Auf Papier verschwindet die Liste in einem Ordner, in der Tabellenkalkulation ist sie nach zwei Wochen nicht mehr aktuell.

Gerade in der Nachhilfe zahlen Eltern dafür, dass ihr Kind Fortschritte macht. Dass Sie verlässlich wissen, wer wann da war, gehört zu dem Service, den Sie bieten.

Was eine Anwesenheitsliste-App können muss

• Schnell sein. Dauert die Anwesenheit länger als eine Minute, wird sie irgendwann ausgelassen. Ein Fingertipp pro Schüler muss reichen.
• Für das Handy gemacht sein. Die Lehrkraft steht im Raum, nicht vor einem Computer.
• Mehr kennen als anwesend und abwesend. Wer zu spät kommt oder entschuldigt fehlt, braucht einen eigenen Status.
• Einen Verlauf je Schüler und Gruppe zeigen, in Sekunden abrufbar.
• Mit den Eltern verbunden sein, damit ein Fehlen zur rechtzeitigen Nachricht wird und nicht nur ein Eintrag bleibt.
• Rechte vergeben können. Jede Lehrkraft sieht nur ihre eigenen Gruppen.

So funktioniert die Anwesenheit mit ClaseAlDía

1. „Heute“ öffnen. Sie sehen die Stunden des Tages nach Uhrzeit, mit Gruppe, Raum und Lehrkraft. Abgesagte Stunden sind markiert.
2. Gruppe antippen. Die Liste der eingeschriebenen Schüler erscheint.
3. Status setzen: anwesend, abwesend, verspätet oder entschuldigt. Mit einem Knopf markieren Sie alle als anwesend, und zu jedem Schüler können Sie eine Notiz ergänzen, etwa „Mutter hat angerufen“.
4. Speichern. Wenn Sie die Option anhaken, erhalten die Eltern abwesender Schüler eine E-Mail, höchstens einmal pro Schüler und Tag.

Auf demselben Bildschirm notieren Sie das Thema der Stunde und die Hausaufgaben – praktisch, wenn eine Vertretung übernimmt. Auf der Seite jedes Schülers steht anschließend die Übersicht über Anwesenheiten, Fehlzeiten, Verspätungen und entschuldigte Fehlzeiten der letzten 90 Tage. Dreimal hintereinander gefehlt? Das sehen Sie sofort und können mit den Eltern auf Grundlage von Fakten sprechen.

Ein Beispiel: ein Nachhilfeinstitut mit vier Gruppen

Nehmen wir eine Mathegruppe der 9. Klasse mit sechs Schülern, dienstags und donnerstags um 17:30 Uhr. Früher hat die Lehrerin eine Papierliste geführt und sie irgendwann in Excel übertragen – wenn sie daran gedacht hat. Mit ClaseAlDía öffnet sie um 17:35 Uhr die App, tippt auf die Gruppe und markiert fünf Schüler als anwesend und einen als abwesend. Weil die Benachrichtigung angehakt ist, bekommen dessen Eltern direkt eine E-Mail. Am Monatsende sieht die Institutsleitung im Verlauf, dass drei Schüler mehrfach gefehlt haben, und spricht die Familien an, bevor daraus ein Problem wird.

Gewohnheiten, damit die Liste wirklich geführt wird

• In den ersten fünf Minuten erfassen, solange alle im Raum sind. Danach gewinnt das „mache ich später“.
• Regeln festlegen. Ab wie vielen Minuten gilt jemand als verspätet? Was ist eine entschuldigte Fehlzeit? Einmal für das ganze Institut entscheiden.
• Notizen kurz halten. „Krank“ oder „Klassenarbeit“ genügt; die Notiz ist kein Tagebuch.
• Nur benachrichtigen, wo es hilft. Bei Minderjährigen ist die E-Mail über ein Fehlen sinnvoll, bei Erwachsenen meist überflüssig.
• Einmal pro Woche auf die Übersicht schauen. Zwei Minuten reichen, um Trends früh zu erkennen.

Anwesenheit und Datenschutz

Anwesenheitsdaten von Kindern sind personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO. Informieren Sie die Eltern, was Sie speichern und wozu, und bewahren Sie die Daten nicht länger auf als nötig. Sie sind Verantwortlicher, ClaseAlDía verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter und speichert sie in der EU. Sie können einen Schüler als abgemeldet markieren oder seine Daten endgültig löschen; Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung.

Und die Beiträge?

Anwesenheit und Beiträge sind bewusst getrennt: Eine verpasste Stunde ändert nichts an dem, was die Familie schuldet, es sei denn, Sie entscheiden es so. Wie Sie jeden Monat sehen, wer bezahlt hat, erklärt unser Leitfaden Zahlungen von Schülern verwalten. ClaseAlDía läuft im Browser jedes Handys, ohne App-Installation, und kostet für eine einzelne Lehrkraft 9 € im Monat – mit 30 Tagen kostenlosem Test.

Häufige Fragen

Kann ich die Anwesenheit offline erfassen?

Nein, zum Speichern braucht die App eine Internetverbindung. Im Raum sollten Sie WLAN oder mobiles Netz haben.

Sieht eine Lehrkraft die Fehlzeiten anderer Gruppen?

Nein. Jede Lehrkraft sieht nur ihre eigenen Gruppen und Schüler.

Kann ich die Anwesenheit exportieren?

Ja, als CSV-Datei für den gewünschten Zeitraum, direkt in Excel zu öffnen.

Was passiert, wenn eine Stunde ausfällt?

Sie sagen sie im Kalender ab, auf Wunsch mit Nachricht an die Familien, und für diesen Tag wird keine Anwesenheit verlangt.

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