Nachhilfeinstitut verwalten: Gruppen, Anwesenheit und Beiträge
Gruppen, Lehrkräfte, Räume, Anwesenheit, Mitteilungen und Monatsbeiträge an einem Ort. Ohne lange Einführung und ohne Einrichtungsgebühr: Sie nutzen es noch heute Nachmittag.
Ein kleines Nachhilfeinstitut braucht keine riesige Software
Eine Nachhilfeschule mit vier Lehrkräften und hundert Schülern hat ganz konkrete Aufgaben: wissen, welche Gruppe in welchem Raum unterrichtet wird, die Anwesenheit ohne Papier erfassen, Familien über Änderungen informieren und am Monatsende die Beiträge abgleichen. Umfassende Verwaltungsprogramme decken viel mehr ab (Anmeldung, Buchhaltung, Rechnungsstellung), und genau dieses „Mehr“ ist manchmal überflüssig.
ClaseAlDía zielt auf die Mitte: die tägliche Verwaltung eines kleinen Nachhilfeinstituts, ohne endlose Einrichtung und mit einem Preis, der in jedes Budget passt.
Was die Verwaltung eines Nachhilfeinstituts abdecken sollte
- Gruppen, Räume und Zeiten. Jede Gruppe mit Lehrkraft, Raum und festen Wochenterminen, sichtbar in einem Kalender.
- Schüler- und Familienakte. Schüler, Gruppe oder Gruppen, Monatsbeitrag und Kontakt der Familie (eine Familie kann mehrere Kinder haben).
- Anwesenheit. Liste pro Stunde, mit Fehlenden und Verspätungen, und ein Verlauf pro Schüler.
- Monatsbeiträge. Automatisch erzeugte Beiträge, Zahlungsstatus, Zusatzkosten wie Anmeldegebühr oder Material und Erinnerungen.
- Kommunikation. Mitteilungen per E-Mail und eine private Seite für jede Familie.
- Rollen. Jede Lehrkraft sieht nur ihre Gruppen; die Leitung sieht alles, auch die Beiträge.
Wie sich die Arbeit in einem Institut mit fünf Lehrkräften verteilt
Nehmen wir ein Institut mit 90 Schülern, fünf Lehrkräften und zwölf Gruppen von der Grundschule bis zum Abitur.
- Die Leitung baut die Struktur auf. Sie legt die Gruppen an, weist jeder Lehrkraft und Raum zu und lädt die Lehrkräfte per E-Mail ein.
- Jede Lehrkraft meldet sich mit eigenem Zugang an. Sie sieht nur ihre Gruppen und Schüler, erfasst die Anwesenheit am Handy und kann eine Stunde absagen oder die Familien ihrer Gruppe benachrichtigen.
- Die Leitung behält das Geld im Blick. Beiträge und Einstellungen sieht nur sie. Die Lehrkräfte sehen nicht, was jeder Schüler zahlt.
- Jeden Monat ein Blick. Die Leitung öffnet die Beiträge des Monats, sieht, wie viele noch fehlen, und überlässt den Rest den automatischen Erinnerungen.
Der Tarif Institut umfasst bis zu 5 Lehrkräfte und 150 aktive Schüler für 24 € im Monat oder 240 € im Jahr, inklusive MwSt. Bei mehreren Standorten oder größerem Umfang hat Institut+ keine Grenzen.
Anwesenheit und Eltern: kein Papier, keine Gruppen-Chats
Gerade in einem Institut mit mehreren Lehrkräften geht Papier schnell verloren. In ClaseAlDía erfasst jede Lehrkraft die Anwesenheit direkt nach der Stunde am Handy: anwesend, fehlt, verspätet oder entschuldigt. Auf Wunsch erhalten die Eltern fehlender Schüler am selben Tag eine E-Mail. Bei Terminänderungen genügt eine Absage im Kalender, die Familien der betroffenen Gruppe werden informiert. So brauchen Ihre Lehrkräfte keine privaten WhatsApp-Gruppen mit Eltern, und Sie haben den Verlauf jedes Schülers jederzeit zur Hand.
Was ClaseAlDía nicht macht
ClaseAlDía stellt keine Rechnungen aus – nutzen Sie weiter Ihr Rechnungsprogramm oder Ihre Steuerberatung. Der Unterschied: Sie müssen keine Kontoauszüge mehr durchgehen, um zu wissen, wem Sie eine Rechnung schreiben oder wen Sie erinnern müssen. Die App zeigt, wer in welchem Monat bezahlt hat, und exportiert die Beiträge nach Excel, sodass Ihre Steuerberatung eine saubere Liste bekommt.
Es ersetzt auch keine Buchhaltung und keine Lohnabrechnung. Suchen Sie ein Rundum-Verwaltungssystem, passt ein umfassendes Programm besser; wollen Sie täglich Ordnung ohne Aufwand, sind Sie hier richtig.
Daten minderjähriger Schüler: das sollten Sie wissen
Ein Institut verarbeitet Daten Minderjähriger, und das bringt Pflichten mit sich: die Familien informieren, bei Bedarf die Einwilligung der Eltern einholen und Dienstleister wählen, die einen Auftragsverarbeitungsvertrag unterzeichnen. Mit der Anmeldung akzeptieren Sie diesen Vertrag (vollständig lesen), und die Datenschutzerklärung nennt die beteiligten Dienstleister: Cloudflare für das Hosting, Stripe für die Zahlung des Abos und Resend für den E-Mail-Versand.
Von Excel zu ClaseAlDía
Die meisten Institute kommen mit einer Excel-Tabelle. Sie müssen sie nicht wegwerfen: Schicken Sie uns Ihre Datei an hola@go4funnylife.com, wir helfen beim Laden. Wenn Sie es lieber selbst machen, dauert das Anlegen eines Schülers weniger als eine Minute. In den 30 Testtagen können Sie parallel zu Ihrem bisherigen System arbeiten und prüfen, ob alles stimmt.
Häufige Fragen
Wie viele Standorte sind möglich?
Der Tarif Institut+ umfasst mehrere Standorte. In den anderen Tarifen organisieren Sie Räume und Gruppen, die Verwaltung mehrerer Standorte ist aber für Institut+ gedacht.
Was sehen die Lehrkräfte?
Nur ihre Gruppen und Schüler. Beiträge, Team, Einstellungen und die Abrechnung des Dienstes sehen sie nicht.
Was passiert, wenn wir die Schülergrenze überschreiten?
Die App weist darauf hin und schlägt den nächsten Tarif vor. Sie verlieren keine Daten.
Testen Sie es mit Ihren echten Gruppen
Anmeldung in 1 Minute, 30 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte und ohne Vertragsbindung. Wenn es nichts für Sie ist, exportieren Sie Ihre Daten und gehen.
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