Logiciel de soutien scolaire pour petits centres : planning, appel et paiements

Groupes, professeurs, salles, présences, messages aux familles et paiements du mois au même endroit. Sans installation lourde ni frais de mise en service : vous l’utilisez dès cet après-midi.

Un petit centre n’a pas besoin d’un logiciel géant

Un centre de soutien scolaire avec quatre intervenants et une centaine d’élèves a des problèmes très concrets : savoir quel groupe est dans quelle salle, faire l’appel sans papier, prévenir les familles d’un changement et boucler le mois avec des paiements qui tombent juste. Les logiciels de gestion très complets couvrent bien davantage (inscriptions, comptabilité, facturation), et ce « davantage » est parfois exactement ce dont vous n’avez pas besoin.

ClaseAlDía vise cet entre-deux : le logiciel du quotidien d’un petit centre, sans paramétrage interminable et avec un abonnement qui rentre dans n’importe quel budget.

Ce que couvre un logiciel de gestion pour le soutien scolaire

  • Groupes, salles et horaires. Chaque groupe avec son professeur, sa salle et ses créneaux hebdomadaires, visibles dans un calendrier.
  • Fiche élève et famille. L’élève, son ou ses groupes, la cotisation mensuelle et le contact de la famille (une famille peut avoir plusieurs enfants).
  • Présences. Appel par séance, avec absents et retards, et un historique par élève.
  • Paiements du mois. Cotisations générées automatiquement, statut de paiement, frais supplémentaires (inscription, fournitures) et relances.
  • Communication. Messages par e-mail et portail privé pour chaque famille.
  • Droits d’accès. Chaque professeur ne voit que ses groupes ; le responsable voit tout, paiements compris.

Comment se répartit le travail dans un centre de cinq professeurs

Prenons un centre de 90 élèves, cinq professeurs et douze groupes, du primaire à la terminale.

  1. Le responsable monte la structure. Il crée les groupes, attribue professeur et salle à chacun et invite les professeurs par e-mail.
  2. Chaque professeur se connecte avec son compte. Il ne voit que ses groupes et ses élèves, fait l’appel depuis son téléphone et peut annuler une séance ou écrire aux familles de son groupe.
  3. Le responsable garde la main sur l’argent. Paiements, cotisations et réglages ne sont visibles que de lui. Les professeurs ne voient pas ce que paie chaque élève.
  4. Chaque mois, un coup d’œil. Il ouvre les paiements du mois, voit combien de cotisations manquent et laisse les relances automatiques faire le reste.

Le forfait Centre comprend jusqu’à 5 professeurs et 150 élèves actifs pour 24 € par mois ou 240 € par an, TVA incluse. Avec plusieurs sites ou un plus gros volume, le forfait Centre+ n’a aucune limite.

Ce que ClaseAlDía ne fait pas

ClaseAlDía n’émet pas de factures : continuez à utiliser votre outil de facturation ou de comptabilité, ou votre expert-comptable. La différence, c’est que vous n’avez plus à éplucher vos relevés pour savoir qui facturer ou relancer : l’application indique qui a payé chaque mois et exporte les paiements vers Excel, de sorte que votre comptable reçoit une liste propre.

Elle ne remplace pas non plus une comptabilité ni la gestion de la paie. Si vous cherchez un système administratif intégral, un logiciel complet sera plus adapté ; si vous voulez de l’ordre au quotidien sans complication, c’est ici.

Données d’élèves mineurs : ce qu’il faut savoir

Un centre traite des données de mineurs, ce qui entraîne des obligations : informer les familles, recueillir l’autorisation des parents quand le droit applicable l’exige et choisir des prestataires qui signent un contrat de sous-traitance. En vous inscrivant, vous acceptez ce contrat (à lire en entier), et la politique de confidentialité détaille les prestataires concernés : Cloudflare pour l’hébergement, Stripe pour le paiement de l’abonnement et Resend pour l’envoi des e-mails.

Passer du tableur à ClaseAlDía

La plupart des centres arrivent avec un tableur. Inutile de le jeter : envoyez-nous votre fichier à hola@go4funnylife.com et nous vous aidons à le charger. Si vous préférez le faire vous-même, saisir un élève prend moins d’une minute. Pendant les 30 jours d’essai, vous pouvez travailler en parallèle avec votre système actuel pour vérifier que tout concorde.

Questions fréquentes

Combien de sites sont possibles ?

Le forfait Centre+ inclut plusieurs sites. Dans les autres forfaits, vous organisez salles et groupes, mais la gestion multisite est prévue pour Centre+.

Que voient les professeurs ?

Uniquement leurs groupes et leurs élèves. Ils ne voient ni les paiements, ni l’équipe, ni les réglages, ni la facturation du service.

Et si nous dépassons la limite d’élèves ?

L’application vous prévient et vous suggère de passer au forfait suivant. Vous ne perdez aucune donnée.

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Inscription en 1 minute, 30 jours gratuits, sans carte bancaire et sans engagement. Si ça ne vous convient pas, vous exportez vos données et c’est terminé.

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