Gérer ses cours particuliers : élèves, planning et paiements

Que vous donniez cours à domicile, chez vous ou en visio, il vous faut quelque chose de plus net qu’un carnet et de plus léger qu’un logiciel de gestion. Voici comment un professeur particulier s’organise avec ClaseAlDía.

Le plus dur n’est pas de donner cours, c’est tout ce qu’il y a autour

Vous commencez avec trois élèves et un carnet. Un an plus tard, vous en avez vingt, des horaires qui bougent chaque semaine, des parents qui demandent par SMS s’il y a cours demain et un tableur où vous notez, à moitié, qui vous a payé. Donner cours prend quinze heures ; les gérer en prend cinq de plus, que personne ne vous paie.

Un bon outil pour gérer ses cours particuliers doit résoudre ces cinq heures : savoir quels élèves vous avez et quand ils viennent, prévenir les familles sans exposer votre numéro et voir clairement, en fin de mois, qui a payé et qui n’a pas payé.

Ce qu’un bon outil doit permettre

  • Un calendrier lisible d’un coup d’œil. Vos groupes et séances isolées, avec l’heure et le lieu (chez vous, chez l’élève, en visio), et la possibilité d’annuler ou d’ajouter une séance ponctuelle.
  • Un appel rapide. Sur le téléphone, juste après le cours, sans ouvrir un fichier.
  • Une cotisation par élève. Chaque élève avec son tarif mensuel (ou celui de sa famille s’il y a des frères et sœurs) et le statut de chaque mois.
  • Des messages qui ne passent pas par votre WhatsApp personnel. Un canal que vous pouvez couper quand la journée est finie.
  • Des données qui vous appartiennent et s’exportent. Si demain vous voulez revenir au tableur, vous emportez tout.

Un mois type avec ClaseAlDía

Imaginons que vous donniez du soutien en maths et en français à 18 élèves de collège et de lycée, répartis en six petits groupes en semaine, plus deux cours individuels de terminale le samedi.

  1. Vous montez l’année une seule fois. Vous créez les six groupes avec leurs horaires, vous ajoutez chaque élève avec sa cotisation (par exemple 40 € par mois en groupe et 65 € en cours individuel) et l’e-mail de la famille. Si vos données sont déjà dans un tableur, nous vous aidons à les charger par e-mail.
  2. Vous faites l’appel en trente secondes. En sortant de chaque cours, vous cochez qui est venu. Si Chloé est absente, un geste prévient sa famille par e-mail : vous n’écrivez pas une ligne.
  3. Vous déplacez un cours sans vous emmêler. Un contrôle tombe jeudi : vous annulez la séance dans l’application et les familles du groupe sont prévenues.
  4. En fin de mois, vous ouvrez « Paiements ». Vous voyez d’un coup qui a payé et qui n’a pas payé. Pour les cotisations manquantes, un bouton envoie une relance courtoise, et vous pouvez choisir le jour du mois où elles partent toutes seules.
  5. Vous remettez un reçu quand on vous le demande. Chaque paiement marqué comme réglé génère un reçu imprimable avec montant et date.

À savoir : ClaseAlDía n’émet pas de factures. Si vous êtes micro-entrepreneur (auto-entrepreneur) ou si votre activité exige de facturer, continuez à utiliser votre outil de facturation ou votre comptable ; l’application indique qui a payé et exporte les paiements vers Excel pour les reporter où il le faut.

Parler aux familles sans donner votre numéro

Quand vous donnez votre WhatsApp ou votre numéro de portable à vingt familles, vous leur donnez aussi accès à vos soirées. Avec ClaseAlDía, chaque famille reçoit les messages par e-mail et dispose d’une page privée avec son lien personnel : elle y voit le planning de son enfant, les présences, ce qui est payé ou non et les messages. Vous partagez ce lien une seule fois, par le canal de votre choix, WhatsApp compris. Personne n’installe rien ni ne crée de compte.

Combien ça coûte

Le forfait Professeur coûte 9 € par mois ou 90 € par an, TVA incluse, avec jusqu’à 40 élèves actifs et toutes les fonctionnalités. Vous l’essayez 30 jours gratuitement, sans carte bancaire, et vous arrêtez quand vous voulez. Si vous grandissez et recrutez de l’aide, le forfait Centre accepte jusqu’à cinq professeurs ; les détails sont sur la page des tarifs.

Questions fréquentes

Et si je donne des cours en visio ?

Ça fonctionne de la même façon : le groupe a son horaire et vous faites l’appel comme d’habitude. Vous pouvez noter le lien ou le lieu dans le groupe.

Combien d’élèves puis-je avoir ?

Jusqu’à 40 élèves actifs avec le forfait Professeur. Les élèves partis ne comptent pas.

Que faire des données des mineurs ?

Vous êtes responsable de traitement pour les données de vos élèves et ClaseAlDía les traite pour votre compte. Tout est décrit dans la politique de confidentialité et le contrat de sous-traitance.

Puis-je exporter mes données ?

Oui : élèves, paiements et présences en CSV prêt pour Excel, plus une copie complète de votre structure.

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