Plantilla de control de asistencia de alumnos (Excel y PDF)
Una hoja mensual para pasar lista con cuatro códigos, que calcula sola el porcentaje de asistencia de cada alumno y el resumen del curso. Y la misma hoja en PDF, para quien prefiere el papel.
Descarga gratis, sin registro. El Excel calcula los porcentajes solo; el PDF es para imprimir y rellenar a mano.
También en formato LibreOffice (.ods).
Qué trae cada archivo
La plantilla de Excel
- Alumnos: el nombre del grupo, el profesor y la lista de hasta 30 alumnos. Escribes los nombres una vez y aparecen en todos los meses.
- Una hoja por mes, de septiembre de 2026 a junio de 2027, con 20 columnas para las fechas de clase. Escribes solo los días en que hay clase; las columnas que sobran se quedan en blanco.
- Códigos con desplegable: cada celda solo admite P, F, R o J, y cada código tiene su color para que una fila llena de faltas salte a la vista.
- Recuento y porcentaje por alumno: a la derecha de cada mes, cuántas P, F, R y J lleva y su porcentaje de asistencia, que se pone en rojo por debajo del 80 %.
- Presentes por clase: una fila al pie que cuenta cuántos alumnos vinieron cada día.
- Resumen del curso: suma todos los meses por alumno y resalta en amarillo a quien acumula tres o más faltas sin justificar.
La hoja en PDF
Un A4 apaisado con espacio para el grupo, el profesor, el mes y el año; 22 filas de alumnos; 18 casillas para fechas y columnas para los totales de P, F, R, J y el porcentaje. Imprime una por grupo y mes, y pásala a limpio al Excel si quieres los cálculos.
Los cuatro códigos y cómo se calcula el porcentaje
- P · Presente.
- F · Falta sin justificar.
- R · Retraso. Cuenta como asistencia, pero queda registrado.
- J · Falta justificada: enfermedad, examen, viaje avisado.
La fórmula es (P + R) / (P + F + R + J). Las justificadas cuentan como no asistencia, porque el alumno no estuvo en clase, pero aparecen aparte para que distingas a quien ha estado con gripe de quien se está desenganchando. Si prefieres que las justificadas no penalicen, en la hoja «Cómo usar» te explicamos qué cambiar. Una celda vacía no cuenta para nada: útil para el alumno que se incorpora a mitad de mes.
Antes de empezar, decide dos criterios con tu equipo (o contigo mismo): cuántos minutos son un retraso y qué aceptas como justificación. Si cada profesor aplica el suyo, los porcentajes no se pueden comparar.
Cómo usarla en el día a día
- Una copia por grupo. Pon el nombre del grupo en el archivo («Asistencia Mates 2º ESO.xlsx») y guárdalos todos en la misma carpeta.
- Escribe las fechas del mes al empezar. Si el grupo tiene clase martes y jueves, son ocho o nueve columnas.
- Pasa lista en los primeros cinco minutos, no al acabar el día. Lo que se deja para luego se olvida.
- Revisa el porcentaje cada semana. Dos faltas seguidas sin aviso merecen una llamada; tres, una conversación con la familia.
- Cierra el mes mirando el resumen. Ahí ves tendencias: un alumno que baja mes a mes, o un grupo entero que flojea en diciembre.
Lo que una plantilla no hace
La hoja registra, pero no avisa. Si un alumno de 14 años falta un martes, su familia se entera cuando tú se lo dices, y eso suele ser días después. Tampoco sirve para que otro profesor pase lista desde su móvil sin acceso a todo el archivo, ni deja constancia de qué se dio en clase. Y si llevas seis grupos, son seis archivos que mantener al día.
Pasar lista desde el móvil con ClaseAlDía
En ClaseAlDía abres «Hoy», tocas el grupo y marcas a cada alumno como presente, falta, retraso o justificada; el botón «Todos presentes» te deja cambiar solo las excepciones. Al guardar puedes:
- avisar por email a las familias de los ausentes, una sola vez por alumno y día;
- apuntar el tema de la clase y los deberes, que la familia ve en su portal y que van incluidos en el aviso de falta, para que el alumno sepa qué se perdió;
- consultar el histórico de cada alumno con presentes, faltas, retrasos y justificadas de los últimos 90 días.
Cada profesor ve y pasa lista solo de sus grupos, y la asistencia se exporta a CSV con el rango de fechas que elijas. Lo contamos paso a paso en la guía de control de asistencia de alumnos, y puedes ver cómo lo recibe una familia en el portal de ejemplo.
Asistencia y datos personales. La asistencia de alumnos menores es un dato personal. Guarda el archivo o el papel en un sitio seguro, no lo compartas en grupos de WhatsApp y bórralo cuando ya no lo necesites. En nuestra guía de comunicación con familias recogemos lo que recomienda la AEPD a los centros educativos.
Si además cobras cuotas mensuales, la plantilla de control de pagos sigue el mismo formato.
Preguntas frecuentes
¿Puedo usar la plantilla con más de 30 alumnos por grupo?
Sí: inserta filas encima de la última fila de alumnos en «Alumnos» y en cada mes, y copia las fórmulas de la fila de arriba. Para grupos de refuerzo y academias pequeñas, 30 suele sobrar.
¿Qué pongo si una clase se cancela?
No escribas esa fecha en la cabecera, o deja la columna vacía. Una clase sin datos no cuenta para el porcentaje de nadie.
¿Las faltas justificadas bajan el porcentaje?
En esta plantilla sí, porque el alumno no estuvo en clase, pero se cuentan aparte. Si prefieres que no cuenten, cambia el denominador de la fórmula a P + F + R, como se explica en la hoja «Cómo usar».
¿Sirve la plantilla para clases de adultos o idiomas?
Sí. Funciona igual para cualquier grupo con clases en fechas fijas. En clases de adultos suele bastar con P y F.
¿Puedo pasar lista desde el móvil con este Excel?
Puedes abrirlo en la app de Excel o de Google Sheets, pero los desplegables en pantalla pequeña son incómodos. Si pasas lista a diario desde el móvil, una aplicación como ClaseAlDía es más rápida y además avisa a las familias.
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