Plantilla Excel de control de pagos de alumnos (gratis)
Una hoja de cálculo lista para usar con tus alumnos, sus cuotas y el estado de cada mes del curso 2026-27. Sin macros, sin registro y compatible con Excel, LibreOffice y Google Sheets.
Descarga gratis, sin registro: la misma plantilla en dos formatos. Los alumnos de ejemplo son ficticios.
Qué incluye la plantilla
La hemos diseñado para lo que de verdad necesitas el día 5 de cada mes: saber quién ha pagado, quién no y cuánto dinero falta. Tiene cuatro hojas:
- Cómo usar. Las instrucciones de esta página, dentro del propio archivo, para que no tengas que volver aquí.
- Alumnos. Una fila por alumno con su nombre, la familia o tutor, teléfono, email, grupo, cuota mensual y si sigue activo. Es la única hoja donde escribes nombres e importes; caben 60 alumnos.
- Pagos 2026-27. Se rellena sola con los alumnos y sus cuotas. Tiene una columna por mes, de septiembre a junio, con un desplegable de tres estados: Pagado, Pendiente y No cobrar. Los pagados se ven en verde, los pendientes en rojo y los que no se cobran, en gris.
- Registro de cobros. Opcional: un diario con fecha, alumno, concepto, importe y medio de pago (efectivo, Bizum, transferencia, domiciliación…). Sirve para la matrícula, el material o un importe distinto al habitual, y para pasárselo a tu gestor.
Debajo de la tabla de pagos hay cuatro filas que se calculan solas para cada mes: cobrado, pendiente, número de cuotas pendientes y porcentaje cobrado. A la derecha, cada alumno tiene su pendiente total del curso.
Cómo usarla paso a paso
- Borra los ejemplos y apunta a tus alumnos. En la hoja «Alumnos», una fila por alumno con su cuota mensual en euros. Si tienes hermanos, repite el mismo nombre de familia: te servirá para reclamar una sola vez.
- El día 1, abre el mes. En «Pagos 2026-27», marca la columna del mes como Pendiente para todos los activos. Basta con escribirlo en la primera celda y arrastrarlo hacia abajo.
- Marca cada pago el día que llega. Cambia la celda a Pagado. Si cobras algo distinto de la cuota, apúntalo también en «Registro de cobros».
- Usa «No cobrar» para las excepciones. Un alumno que empieza a mitad de curso, una baja temporal o un mes que has decidido no cobrar. Así no te aparece como deuda.
- El día de cierre, filtra por «Pendiente». El filtro de la cabecera te deja la lista de quién falta. Ordénala por familia y escribe un solo mensaje por familia; tienes textos listos en nuestras plantillas de recordatorio de pago.
Cómo leer los totales del mes
Con los datos de ejemplo que trae el archivo, noviembre muestra 215 € cobrados, 140 € pendientes y tres cuotas sin pagar, es decir, un 61 % cobrado. Esa última cifra es la que conviene mirar: si a día 10 estás por debajo de lo habitual, toca recordar; si un mes se repite, quizá tu día de cobro no encaja con el de las nóminas de tus familias.
La columna «Pendiente total» te enseña otra cosa: quién acumula más de un mes. Una cuota pendiente suele ser un despiste; dos o tres seguidas ya piden una conversación, no otro recordatorio.
Cinco reglas para que la hoja no se descuadre
- Un único sitio. Ni libreta, ni notas del móvil, ni una segunda hoja «para el efectivo». Todo pago acaba en este archivo.
- Apuntar en el momento. Casi todos los descuadres nacen de un «luego lo apunto».
- Cuota y extras, separados. La matrícula, los libros o una salida van al registro, no a la columna del mes.
- No cambies la cuota a mitad de curso sin guardar copia. Las sumas usan la cuota de la hoja «Alumnos»: si la subes en enero, los meses anteriores también cambian. Guarda una copia del archivo al cerrar cada mes, o anota la diferencia en el registro.
- Una sola persona edita. Si sois dos tocando el mismo archivo, acabaréis con dos versiones.
Cuándo se queda corta una hoja de cálculo
Una plantilla funciona muy bien mientras seas tú quien lleva todo y los alumnos quepan en una pantalla. Empieza a costar cuando:
- escribes los recordatorios a mano, uno por uno, cada mes;
- las familias te piden un justificante de pago y tienes que hacerlo en Word;
- contratas a otro profesor y necesitas que pase lista sin ver los cobros;
- te preguntan «¿esto está pagado?» por WhatsApp y tienes que abrir el ordenador para contestar;
- quieres cruzar asistencia y pagos (quién viene y no paga, quién paga y lleva semanas sin venir).
Lo mismo, sin mantener la hoja: ClaseAlDía
ClaseAlDía hace el trabajo mecánico de esta plantilla desde el móvil. Las cuotas de cada mes se generan solas para los alumnos activos; marcas «pagado» con un toque y eliges el medio; el día del mes que elijas, cada familia con cuotas pendientes recibe un único recordatorio por email; cada pago genera un justificante imprimible que la familia también ve en su portal, y puedes exportar los cobros a CSV para abrirlos en Excel. Lo explicamos con detalle en la guía de control de pagos.
Ni la plantilla ni ClaseAlDía emiten facturas. Un control de cobros dice quién ha pagado; una factura es un documento fiscal con sus propios requisitos. Si tu actividad exige facturar, sigue usando tu programa de facturación o a tu gestor. Si tienes dudas sobre si te toca, lee cómo cobrar las clases particulares y nuestra página sobre Verifactu en academias.
¿Llevas también la asistencia en papel? Tenemos una plantilla de control de asistencia que combina bien con esta.
Preguntas frecuentes
¿La plantilla es gratis de verdad?
Sí. Se descarga sin registro ni email y puedes usarla, copiarla y modificarla como quieras. No tiene macros ni enlaces externos.
¿Funciona en Google Sheets o en Numbers?
Sí. Súbela a Google Drive y ábrela con Google Sheets, o ábrela con Numbers en Mac. Los desplegables, los colores y las fórmulas se mantienen; si algo cambia de formato, lo más habitual es el símbolo del euro.
¿Puedo usarla para otro curso?
Sí. Guarda una copia, cambia el nombre de la hoja de pagos y los meses de la cabecera, y vacía las columnas de estado. Los alumnos se conservan.
¿Cómo registro un pago parcial o una cuota con descuento?
Deja el mes como «Pendiente» hasta que esté completo, o márcalo como «Pagado» y anota el importe real en «Registro de cobros» con una nota. Las sumas de la hoja usan siempre la cuota mensual del alumno.
¿Sirve como factura o recibo para las familias?
No. Es una herramienta interna para saber quién ha pagado. Si una familia te pide un justificante, tendrás que hacerlo aparte; ClaseAlDía lo genera solo con cada pago, y si necesitas una factura debe salir de tu programa de facturación.
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